9. Ständiga förbättringar

(avvikelsehantering, intern- och externrevision, kundtillfredsställelse och mätning av effektivitet)

9.1 Avvikelsehantering

Åtgärder är inte tillräckliga

Avvikelse inträffar

Åtgärder vidtas för att komma tillrätta med Avvikelsen

Avvikelsen och redan vidtagna åtgärder noteras på 9.7.1 Avvikelserapport.

KMA-samordnaren följer upp avvikelsen dvs utreder grundorsaken och vidtar långsiktiga(förebyggande) åtgärder

Förebyggande åtgärder genomförs

KMA-samordnare kontrollerar genomförda förebyggande åtgärder

Avvikelsen avslutas om åtgärd bedöms som tillräcklig. Detta dokumenteras genom KMA-samordnares signatur och datum på avvikelserapporten


Med avvikelser menas händelser som inträffar i företagets processer som kan påverka tjänstens kvalitet eller vår miljöpåverkan. Även reklamationer, brandincidenter, kemikaliespill med mera hanteras som avvikelser.

9.2 Interna revisioner

KMA-samordnare ansvarar för att internrevision utförs enligt revisionsplan.

Kompetenskrav på interna revisorer

Kompetenskraven på våra interna revisorer finns beskrivna i avsnitt 11.3 Kompetenskrav och kompetensutveckling

Revisionsplanering

Interna revisioner planeras årligen vid ledningens genomgång, då årsplaneringen av ledningssystemet gås igenom. Vid planeringen tas hänsyn till resultatet av tidigare interna och externa revisioner.

Planeringen dokumenteras i 1.2 Planering av verksamhetsarbetet. Personer i ledningsgruppen kan besluta om att ytterligare revisioner genomförs.

Utförande av internrevision

Revisionen skall omfatta granskning av följande:

  • att vårt verksamhetssystem som beskrivs i handboken ”Vårt arbetssätt” efterlevs och uppfyller kraven i ISO 9001 och ISO 14001.
  • att hanteringen av tidigare revisioners avvikelser är släckta dvs åtgärdade

Internrevisorn skall vara oberoende dvs internrevisorn får inte revidera sina egna arbetsuppgifter/ ansvarsområden.

Vid revision kan följande checklistor användas;

9.2.1 Checklista internrevision verksamhetshandbok Vårt arbetssätt.

9.2.2 Checklista internrevision ISO 9001 & 14001

Hantering av revisionsavvikelser

Avvikelser eller förbättringsförslag som upptäcks vid revisionen noteras i 9.7.1 Avvikelserapport (kryssa i ruta avvikelser) och hanteras sedan enligt 9.1 Avvikelsehantering

Rapportering till ledningsgrupp

Genomgång av resultatet av utförda internrevisioner sker vid ledningens genomgång, där undersöks om de vidtagna åtgärderna varit tillräckliga. KMA-samordnare ansvarar för rapporteringen av resultatet från internrevisionerna. Dokumentation sker i protokoll från ledningens genomgång.

9.3 Externa revisioner

Externa revisioner genomförs enligt avtalet med certifieringsorganet. Extern revision innebär att en utomstående revisor kommer och granskar hur vi uppfyller kraven i ISO 9001:2015, 14001:2015 samt att vi genomför det vi har åtagit oss i vårt verksamhetssystem. Avvikelserna från de externa revisionerna skall åtgärdas inom förskriven tid, enligt avtalet med certifieringsorganet.

KMA‑samordnare ansvarar för att vidta och följa upp korrigerande och förebyggande åtgärder samt att rapportera resultatet vid ledningens genomgång.

 

9.4 Mätning av kundtillfredsställelse

Kunduppföljning görs främst via vår hemsida. På fakturorna ber vi kunderna att gå in på vår hemsida för att via en länk lämna ett omdöme hur kunden uppfattat följande:

  • budningen
  • mötet med skorstensfejarna
  • utförandet av sotningen
  • utförandet av brandskyddskontrollen

Kunderna kan logga in med samma uppgifter som gäller för tidsbokningen.

Företagsledningen kan besluta om ytterligare kunduppföljningar till exempel via personlig kontakt med kunden eller ett urval av kunder via telefon, brev eller epost.

  • Resultatet följs upp vid ledningens genomgång.

9.5 Mätning av lönsamhet och effektivitet i våra processer

Följande parametrar skall mätas och följas upp för att säkerställa att vårt miljö- och kvalitetsarbete fungerar på avsett sätt;

Dokument


Postadress