6. Leverantörer och inköp

6.1 Leverantörer och entreprenörer

Ledningsgruppen ansvarar för bedömningen och utvärderingen av de leverantörer som företaget anlitar.

Leverantörs och entreprenörsregister

Registret över våra nyckelleverantörer, uppdateras 1 g/år för att förhindra att inaktuella leverantörer anlitas.

Nya nyckelleverantörer

Nya nyckelleverantörer skall bedömas innan de antas som leverantörer. Bedömningen sker enligt följande parametrar och ordning;

1. produkternas kvalitet
2. pris
3. kvalitets- och miljöarbete (eventuellt certifiering)

Vid beslut om leverantör skall antas eller inte, görs en helhetsbedömning av dessa parametrar. Om två leverantörer bedöms vara likvärdiga, väljs den leverantör som har någon typ av miljöarbete.

Befintliga nyckelleverantörer

Befintliga nyckelleverantörer som kan påverka våra tjänsters miljö- och kvalitet bedöms 1 ggr/år av företagsledningen. Bedömningen sker med utgångspunkt från produkternas/tjänsternas kvalitet och eventuell miljö- och kvalitetscertifiering. Beslut tas genom en helhetsbedömning av dessa parametrar. Vid ledningens genomgång tas även upp problem som inträffat.

Underentreprenörer

I de fall underentreprenörer anlitas skall följande krav uppfyllas;

1. inneha behöriga utbildningar (se 10.3.1 Kompetenskrav och kompetensutveckling)
2. god kvalitet på sitt tjänsteutförande

Våra underentreprenörer skall informeras om vårt verksamhetssystem Detta görs genom att entreprenören tar del av 10.4.1 Introduktion personal och underentreprenörer och signerar denna.

Lagstyrda krav på entreprenörer

För vissa entreprenörer som vi anlitar finns det författningskrav på behörigheter, ackrediteringar eller tillstånd. Dessa är;

Avfallstransportörer;             tillstånd att transportera avfall/farligt avfall

Avfallsmottagare;                 tillstånd att ta emot och hantera avfall/farligt avfall

Krav på leverantörer som påverkar våra miljöbovar

Företagsledningen ansvarar för att kommunicera följande krav på de leverantörer som påverkar våra miljöbovar;

6.2 Inköp

Material/utrustning till verksamheten köps in av verksamhetsansvarig, KMA-samordnare (se respektive befattningsbeskrivning).

Vid inköp skall följande beaktas när det är ekonomiskt rimligt och tekniskt möjligt.

Inköp av kontorsmaterial och kontorsapparater

Kontorsmaterial köps in av administration.

Inköp av material/utrustning köps efter uppkommet behov. Vid inköp av kontorsmaterial skall i första hand miljömärkta produkter väljas.

Vid inköp av kontorsapparater skall alltid energisnåla och/eller miljömärkta produkter väljas i första hand.

Inköp av batterier

Batterier köps in av administration.

Vid inköp av batterier välj i första hand alkaliska eller Litiumjon-batterier, då dessa inte klassas som farligt avfall. Gäller även batteridrivna handverktyg och mobiltelefoner.

Inköp av tjänstebilar

Tjänstebilar köps in av Ledningen

Vid inköp av tjänstebilar, företagsbilar skall i första hand ”miljöbilar” väljas det vill säga bilar med mindre än 120g CO₂/km eller bilar som går på alternativa bränslen.

För företagsbilar med alternativt bränsle gäller att de i första hand skall köras på det alternativa bränslet.

Inköp av kemikalier

Ansvarig för inköp av kemikalier är Administration.

Vid inköp av nya kemikalier (en kemikalie som inte använts i verksamheten tidigare), skall följande klassificeringar/ märkningar undvikas, när det är tekniskt möjligt;

Vid inköp av nya kemiska produkter skall dessutom datasäkerhetsblad begäras vid leveransen. Dessa hanteras sedan enligt 6.5 Redovisande dokument (leverantörer och inköp)

6.3 Godsmottagning

• Administration ansvarar för godsmottagningen.
• Ankommet gods kontrolleras sedan av den som gjort beställningen
• Om godset är oskadat och rätt levererat placeras det sedan på avsedd förvaringsplats.
• Om godset är skadat eller varor fellevererade skall leverantören omgående kontaktas, för överenskommelse för den vidare hanteringen. Upptäckta fel vid godsmottagningen skall noteras som en avvikelse enligt 1 Avvikelsehantering.

6.4 Lagerhantering

Administration ansvarar för ordningen på lagret.

Kemikalier skall förvaras invallat (det vill säga i ett kärl som kan samla upp eventuellt spill) så att det inte föreligger risk för att det kan nå avloppsbrunnar vid eventuellt spill. Brandfarliga kemiska produkter skall inte förvaras i närhet av antändningskälla.