13. Dokumentstyrning och säkerhet

13.1 Styrning av dokumenten i Handboken ”Vårt arbetssätt”

KMA-samordnare; tar fram nya eller ändrar i gamla rutiner.

Ledningen; Granskar att framtagna rutiner kan tillämpas praktiskt och är tillämplig samt att eventuella medföljande resursbehov kan tillgodoses. Granskningen omfattar även genomgång av att rutinen uppfyller kraven i ISO 9001:2015 och 14001:2015

Ingående dokument

En förteckning över ingående dokument i verksamhetshandboken finns i handbokens innehållsförteckning. Det finns även hänvisningar till blanketter, checklistor med mera i respektive dokument där de skall användas.

Dokumenthuvud

Identitet på ingående dokument i verksamhetshandboken utgörs av ett dokument enligt dokumenthuvudet i denna rutin.

Bilagor som checklistor och liknande skall ha följande uppgifter;

• dokumentnamn + dokumentnummer
• utgåva samt publiceringsdatum
• vem som godkänt dokumentet

Dokumentnummer

Varje dokument erhåller ett dokumentnummer enligt följande;

• den första siffran anger vilket kapitel dokumentet tillhör
• den andra siffran anger vilket dokument det är i det kapitlet
• den tredje siffran anger eventuell styckenumrering
• den fjärde siffran anger att det är en bilaga samt vilken bilaga ordningen det är

Godkännande av dokument

Dokumentation av granskning och godkännande av dokument i verksamhetshandboken Vårt arbetssätt, sker genom att Ledningen lägger ut dem skrivskyddade på intranätet eller signerar innehållsförteckningen i pappersutgåvan.

Ändringar i verksamhetshandboken

Ändringar i verksamhetshandboken kan initieras av alla anställda som då vänder sig till KMA-samordnaren eller företagsledningen med sina förslag.

Ändrat dokument får nytt revisionsnummer. Ändringar markeras med grå bakgrund. Ändring i dokumenthuvud behöver inte markeras.

Kasserade dokument sparas inte.

Distribution av verksamhetshandboken

13.2 Redovisande dokument

Redovisande dokument är dokument som uppstår som ett resultat av att verksamhetssystemet är aktivt och infört i företaget, t ex revisionsrapporter, reklamationsrapporter, protokoll från ledningens genomgång etc.

Hänvisning till hantering av resultatdokumenten, det vill säga förvaring, ansvarig och arkiveringstid, finns i respektive rutinbeskrivning. Ansvarig för respektive redovisande dokument ansvarar även för gallringen av dessa dokument.

Företagsledningen ansvarar för att bestämma arkiveringstiden för de olika redovisande dokumenten.

13.3 Kundunderlag

13.3.1  Ritningar

I de fall som kund tillhandahåller ritningar i samband med olika former av uppdrag förvaras dessa av den person som skall utföra uppdraget. Efter genomfört uppdrag återlämnas ritningarna till kunden.

13.3.2  Nycklar

Vid mottagning av nycklar registreras datum, nyckelmärkning (den ges också ett internt nyckelnummer som endast kan identifieras med nyckellistan), vart den går, vem som lämnat ut, vem som tagit emot, när den ska återlämnas, hur den får användas och eventuellt andra uppgifter.

Vid utlämning av nycklar registreras datum, internt nyckelnummer, vem som lämnat ut, vem som mottagit och när den ska återlämnas.

13.4 Licenser, virusskydd och backup

13.4.1  Licenser

Bolaget ska ha de licenser som krävs.

13.4.2  Datasäkerhet och back up

Datafiler förvaras på extern server hos extern leverantör, denne utför backup genom spegling minst en gång per dygn.

Filerna skyddas mot intrång genom säker anslutning och personliga inloggningsuppgifter.

13.4.3  Virusskydd och brandvägg

Virusskyddet uppdateras enligt aktuell programvara.

13.5 Kontrollbok och spårbarhet

Aktuella sotnings- och kontrollfrister förs i sotningsdistriktets kontrollbok. Kontrollboken visar vilka eldstäder, värmepannor, imkanaler med mera inom distriktet och när de sotades senast samt när brandskyddskontroller utförts.

Kontrollboken skall kunna redovisas för kommunen och Räddningsnämnden.

Spårbarhet

Folienummer används vid spårning av byggnader eller fastigheter.

13.6 Nyckelhantering till kontoret

Ansvarig för vår interna nyckelhantering är Ledningen. Vid utlämning av nycklar till kontoret skall dessa kvitteras av mottagaren. När personal slutar skall nycklarna lämnas tillbaka.