12. Ledningens ansvar

I ledningssystemets tredje kapitel beskrivs företagsledningens ansvar. Hit hör själva navet i ISO-arbetet ”Ledningens genomgång” där företagsledningen sitter och följer upp företagets miljö- och kvalitetsarbete och avsätter resurser för det fortsatta arbetet.

12.1 Ledningens genomgång

Ledningen arbetar kontinuerligt med KMA-arbetet inom företaget, men 1 g/år följs arbetet upp på ett mer formellt sätt via ett ledningsmöte (ledningens genomgång). Sammankallande för ledningsarbetet är KMA-samordnare, som även ansvarar för att samla in nödvändig information inför mötet samt för att lämna förslag på förbättringar av verksamhetssystemet.

Vid ledningens genomgång följs agenda angiven på 12.1.1 Agenda ledningens genomgång.

12.2 Våra betydande miljöaspekter

KMA-samordnaren ansvarar för;

• identifiering av våra betydande miljöaspekter samt
• kartläggning av vår miljöpåverkan,
• rapportering av resultatet vid ledningens genomgång

12.2.1 Identifiering

För att hitta våra betydande miljöaspekter bedöms alla miljöområden i 12.2.2.1 Att identifiera våra betydande miljöaspekter. Bedömningen utgår från kvantiteten och den miljöpåverkan som området har enligt den rutin som beskrivs i bilaga 12.2.1.1 Att identifiera, bedöma och uppdatera miljörisker. Bedömningen av respektive miljöpåverkan beräknas sedan med kombinationen av kvantitet och risk och resultatet noteras i kolumnen för miljöpåverkan. De miljöområden som bedöms som hög eller mycket hög miljöpåverkan räknas som våra problemområden det vill säga de områden där vi skall prioritera våra insatser.

Dessa miljöaspekter sammanställs i 12.2.2.2 Våra betydande miljöproblem. Där dokumenteras även följande;

• den personal och de aktiviteter som påverkar miljön i betydande grad
• om det är tekniskt ekonomiskt och ekonomiskt rimligt att åtgärda problemet
• om det finns några affärs-, driftsmässiga eller externa krav på problemet
• om det finns några lagkrav kopplade till problemet
• vilka leverantörer som kan påverka problemet
• hur vi skall jämföra problemet mellan olika år, det vill säga ta fram ett nyckeltal där volymen kopplas till antalet anställda, producerad mängd, omsättning eller liknande.

Med utgångspunkt från ovanstående tas ställning till hur och om problemet ska styras det vill säga om det skall tas fram något miljömål eller om det räcker med en rutin för att styra upp problemet.

12.2.2 Kartläggning

Kartläggning av vår miljöpåverkan (miljöaspekter)

1 ggr/år, eller vid större förändringar av verksamheten, kartlägger KMA-samordnaren vår miljöpåverkan. Detta görs inom följande områden:

1. Administrationens miljöpåverkan
2. Resursförbrukning (energi och vatten)
3. Avfall (fasta restprodukter)
4. Utsläpp (till luft, vatten och mark)
5. Buller
6. Transporter (material och personal)
7. Nödlägen och olyckor (extraordinära händelser)
8. Inom verksamheten

Observera att kartläggningen sker med utgångspunkt från föregående år och sammanställs i 12.2.2.1 Att identifiera våra betydande miljöaspekter.

12.2.3  Uppföljning

Se 9.6 Mätning av våra  betydande miljöaspekter.

12.2.4  Rapportering

Resultatet från kartläggningen av miljöpåverkan, trenderna i miljöpåverkan samt förslag på miljömål och styrning av betydande miljöaspekter rapporteras av KMA-samordnaren vid ledningens genomgång. Ledningen tar sedan eventuellt beslut om åtgärder eller förändringar.

12.3 Lagar och andra krav

För att säkerställa vårt åtagande om att följa de krav som ställs ut miljö och kvalitetssynpunkt på vår verksamhet och våra produkter, har vi sammanställt ett register över de lagar och andra krav som vi anser är viktiga för vår verksamhet.

KMA-samordnaren ansvarar sedan för att uppdatera registret 1 ggr/år samt för att kommunicera eventuella ändringar med berörd personal. Alla ändringar i nationell eller lokala miljöbestämmelser förs in i lagregistret. Bevakningen sker enligt följande med hjälp av Skorstensfejarnas Riksorganisation.

Nationella författningar och EU-direktiv

Uppdatering av nationella miljö- och arbetsmiljöförfattningar samt författningar rörande vårta tjänster, sker via utskick från branschorganisationen samt Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap (MSB).

Lokala krav

KMA-samordnaren kontrollerar om det skett några ändringar i de lokala miljöbestämmelserna via kommunens hemsida.

Övriga krav

Övriga krav kan komma från branschorganisationer, kunder, standarder, grannar eller liknande. Krav identifieras och eventuella uppdateringar kontrolleras 1 ggr/år, genom hemsidor eller direktkontakt.

Krav från kunder vidare befordras till KMA-samordnaren från den som tar emot kravet. KMA-samordnaren tar sedan ställning till om kravet skall läggas in i registret eller inte.

Uppdatering av miljölagstiftningsregistret

I samband med uppdateringen skall KMA-samordnaren ta ställning till om lagändringarna omfattar/påverkar verksamheten.

Eventuella ändringar som påverkar verksamheten tas upp vid ledningens genomgång. Där tas även ställning till vilka miljö och arbetsmiljöförfattningar som nya miljöaspekter omfattas av. Företagsledningen beslutar sedan om eventuella åtgärder (t.ex. nya rutiner) för att säkerställa att vi följer lagkraven.

Kontroll av att vi följer miljölagstiftningen

En gång per år skall KMA-samordnaren gå igenom registret över miljölagar och andra krav för att kontrollera att vi följer bestämmelserna. Kontrollen dokumenteras i registret genom att en kommentar + signatur och datum fylls i, i kolumnen för ”Kommentar efterlevnad”.

Resultatet från kontrollen dokumenteras på en kopia av lagstiftningsregistret och rapporteras på nästkommande ledningens genomgång, se redovisande dokument nedan.

12.4 Verksamhetsmål

12.4.1 Framtagning av miljömål

När miljömålen tas fram, utgår man ifrån;

• de betydande miljöaspekterna,
• åtagandena i miljöpolicyn
• samt ställningstagandet till tekniska möjligheter, ekonomiska krav, drifts- och affärsmässiga krav samt synpunkter från intressenter.

Det går också att sätta mål för miljöaspekter som inte identifierats som betydande. Men dessa mål skall inte dominera, dvs majoriteten av miljömålen skall härstamma från de betydande miljöaspekterna.

Tänk på att det skall finnas en röd tråd mellan;

miljöpolicy ↔ miljömål ↔ betydande miljöaspekter

12.4.2 Framtagning av kvalitetsmål

Vid framtagning av kvalitetsmål utgår vi ifrån vad vi har åtagit oss i kvalitetspolicyn. Målen skall vara rimliga och mätbara. Som kvalitetsmål räknas även mål av ekonomisk karaktär. Det skall finnas en röd tråd mellan kvalitetspolicyn och kvalitetsmålen.

12.4.3 Handlingsplaner

För att målen skall nås måste handlingsplaner tas fram. Handlingsplanen skall innehålla;

• aktuella åtgärder för att nå målet
• tidpunkt på när åtgärden skall vara genomförd
• ansvarig för åtgärden
• resurser i mantimmar eller kronor som avsatts för åtgärden

Målen och handlingsplanen dokumenteras enligt 12.5 Redovisande dokument.

12.4.4 Uppföljning

Verksamhetsmålen och handlingsplanerna följs sedan upp vid Ledningens genomgång (se 12.1 Ledningens genomgång).