11. Intern och extern kommunikation

11.1 Intern kommunikation

Informella möten

Informella möten genomförs vid behov varje morgon. Då avhandlas vad som är på gång och om något har inträffat som bör diskuteras. Dessa möten dokumenteras inte.

Personalmöten

Personalmöten genomförs 1-2 ggr/år. Personalmöten påkallas av personal eller någon ur Företagsledningen. Följande frågor tas upp;

  • genomgång av arbetet och eventuella förändringar
  • uppföljning miljö- och kvalitetsmål,
  • resultat från ledningens genomgång,
  • avvikelser
  • resultat interna/externa revisioner,
  • ändringar i Handboken ”Vårt arbetssätt” m m

Frågorna som tas upp på mötena antecknas. Anteckningarna hanteras enligt 11.3 Redovisande dokument (Intern och extern kommunikation)

11.2 Extern kommunikation

Här beskrivs vad som kommuniceras externt samt vem som ansvarar för det.

Kommunikation

Ansvarig

Kunder

Alla

Leverantörer

Administration

Certifieringsföretag

KMA-samordnare

Rapport/statistik räddningstjänsten

Ledningen

Brandförsvaret, Länsstyrelsen

Ledningen

Verksamhetspolicy

Verksamhetspolicyn lämnas ut till allmänheten på begäran. Internt kommuniceras policyn via vår Handbok ”Vårt arbetssätt”.

REACH

Om det uppstår några ”biverkningar” från kemikalieanvändningen som inte finns angivna på säkerhetsdatabladet skall detta rapporteras till aktuell leverantör av KMA-samordnaren eller någon ur företagsledningen.

Kommunikation vid förseningar, förstört kundmaterial etc

När kundens material/tillbehör har försvunnit, förstörts eller på annat sätt påverkats så att det inte kan användas, skall kunden informeras. Detta skall hanteras som ett problem enligt 9.1 Avvikelsehantering.

Kunden skall så snart som möjligt informeras om vi inte kan hålla utlovad tid.

Mottagning av synpunkter från externa intressenter

Det kan hända att externa intressenter (t ex kunder, grannar, miljöorganisationer etc) lämnar synpunkter på vår verksamhet. I de fall då detta sker skall det rapporteras på 9.1.1 Avvikelserapport och sedan hanteras enligt 9.1 Avvikelsehantering

Om krav kommer från en extern intressent enligt ovan och vi anser att kravet kan upprepas skall det kompletteras till lagregistret enligt 12.3 Lagar och andra krav

Beslut om att kommunicera betydande miljöaspekter externt

Företagsledningen har meslutat att inte kommunicera betydande miljöaspekter externt vid ledningens genomgång. Sådan kommunicering kan ske efter beslut av ledningen i varje enskilt fall.

Rapport av arbetsskador

Om arbetsskador inträffar skall de omgående anmälas till Försäkringskassan av Ledningen.

I följande fall skall Arbetsmiljöverket och polisen omgående underrättas; olycksfall som …

  • … föranlett dödsfall eller svårare personskador
  • … drabbat flera medarbetare

Även vid tillbud som inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa skall arbetsmiljöverket omgående underrättas.

Dokument


Postadress